76ban October 29, 2017

Manajemen Biaya Proyek Telekomunikasi

Pengantar

           Telekomunikasi adalah biaya nonoperasional tertinggi kedua untuk rata-rata perusahaan Fortune 1000. Sebagian besar organisasi dapat mengurangi biaya ini hingga tiga sampai lima belas persen; beberapa dapat memotong biaya sebesar 30 sampai 40 persen.

Kunci untuk mencapai dan mempertahankan biaya telekomunikasi yang lebih rendah adalah memahami Alur industri, alternatif teknis, teknik pengadaan, dan pemrosesan telekomunikasi yang efektif.

Banyak Perusahaan membayar harga di atas pasar, membeli terlalu banyak kapasitas, tidak mendeteksi kesalahan penagihan, dan menggunakan teknologi yang kurang optimal. Peracikan masalahnya adalah konservatisme ekstrem sebagian besar Perusahaan telekomunikasi internal - hanya ada pembahasan sederhana untuk manajemen biaya namun impact yang ekstrem untuk gangguan layanan. Oleh karena itu, "jika tidak rusak, jangan simpan" pola pikirnya. Karyawan mengharapkan pendapatan hampir 100 persen dari waktu dan tidak toleran terhadap setiap perubahan yang berisiko penundaan (downtime).

Bab-bab ini membahas garis besar teknologi dan teknik, jika diterapkan dengan dukungan manajemen, tentu bisa mengurangi biaya. Perusahaan besar saat ini sering beroperasi dengan staf analitik minimum dan umumnya tidak melihat biaya di daerah nonoperasional ("the Plumbing") dengan hati-hati seperti yang diharapkan. Meskipun secara teoritis mungkin bagi sebuah Perusahaan ini hanya buang-buang waktu, para penulis tidak pernah melihat satu contoh pun. Seperti memancing di kolam sendiri, potensi untuk menumpahkan modal yang signifikan sangat tinggi.

Cara Mengurangi Biaya Telecom (Versi  : The "Cliff Notes")

Pada tingkat yang paling umum, hanya ada sejumlah cara untuk mengurangi biaya telekomunikasi :

  • Kurangi pemakaian (buat lebih sedikit kunjungan, gunakan lebih sedikit pekerja, dll.)
  • Manajemen telekomunikasi outsource (penghematan biaya hanya terjadi jika hal ini dilakukan dengan benar dan tidak akan berlaku untuk setiap perusahaan)
  • Temukan suplayer yang lebih murah
  • Merestrukturisasi kontrak / perjanjian dengan suplayer yang ada
  • Memantau dan memperbaiki kesalahan (laporan Windfall Associates menunjukkan bahwa kesalahan penagihan terjadi pada sekitar 45 persen dari semua tagihan, dan umumnya kesalahannya sesuai keinginan operator)
  • Gunakan teknologi yang lebih efisien dan lebih murah
  • Mengurangi pembayaran pajak
  • Gunakan proses internal yang lebih efisien
  • Meningkatkan keamanan (mencegah kerugian melalui penipuan tol atau bensin, misalnya)

Langkah umum di atas dipengaruhi oleh banyak tren industri dan pemborong proyek. Contohnya meliputi:

  • Meningkatnya pentingnya telekomunikasi pada umumnya. Ketergantungan pada komunikasi untuk layanan terus meningkat dengan cepat. Dari telekomunikasi ke pengadaan berbasis Web, pentingnya komunikasi elektronik terus meningkat mengikuti perkembangan.
  • Melanjutkan penggunaan internet sebagai kekuatan dominan di industri telekomunikasi.
  • Proliferasi puluhan teknologi baru, termasuk layanan nirkabel.
  • Meningkatnya tingkat standarisasi teknis yang diimbangi dengan tingkat kompleksitas yang tinggi dalam arsitektur telekomunikasi (di tingkat penyedia dan pelanggan).
  • Perubahan di pasar dari supply-driven ("membangunnya dan mereka akan datang") ke lingkungan yang lebih beragam di pasar ("jika Anda bersedia membelinya, kami akan membangunnya").
  • Koeksistensi teknologi lama (tembaga yang menghubungkan pelanggan pada Penyedia) dengan banyak yang baru.
  • Teknologi lama yang bekerja akan tetap berada di infrastruktur telekomunikasi selama beberapa dekade.
  • Melanjutkan kemajuan model outsourcing.

Sasaran terakhir, outsourcing, layak mendapat perlakuan khusus. Pada saat ini, menulis sejumlah perusahaan, seperti QuantumShift dan Proxline, menawarkan pengelolaan fungsi telekomunikasi yang komprehensif. Klien berharap mendapatkan harga yang lebih rendah dan menghindari upaya pengelolaan yang mencurahkan pada aktivitas non-inti. Penyedia outsource, yang duduk di antara Penyedia dan konsumen, mengkonsolidasikan sumber daya melalui banyak klien dan memperoleh biaya pengelolaan yang sesuai untuk layanan tersebut. Banyak dari layanan ini secara langsung mempengaruhi manajemen biaya. Contohnya meliputi:

  • Pembayaran tagihan dan audit
  • Pembangkitan laporan konsumsi (termasuk tagihan balik)
  • Implementasi proyek telekomunikasi
  • Pengembangan RFP
  • Pengadaan, pemantauan, dan pemutusan hubungan layanan dari operator
  • Negosiasi kontrak atas nama klien (atau langsung memasok layanan ke klien sebagai pengecer / agregator)

Outsourcing bukanlah Solusi terbaik. Jika kesepakatan tidak terstruktur dengan benar, Modal mungkin tidak terakumulasi. Selain itu, beberapa Perusahaan mungkin memiliki sumber daya internal yang sangat efektif yang dapat mencapai hasil yang sama tanpa "perantara". Keputusan untuk melakukan outsourcing harus ditinjau ulang dengan hati-hati.

Mengapa Biaya Telecom Sangat Berbeda untuk Dikelola

Berikut ini adalah daftar umum masalah manajemen biaya yang dihadapi oleh kebanyakan Perusahaan:

  • Tagihan operasional angkutan Terlalu Besar (dikirimkan dalam Kotak Besar atau beberapa CDs), sulit dipahami, dan seringkali tidak print out.
  • Vendor telekomunikasi (lokal, jarak jauh, dll.) Tidak memiliki format yang seragam untuk informasi penagihan.
  • Konsekuensi terkait (jumlah menit yang digunakan, dll.) Sampai tagihan seringkali sulit.
  • Permintaan penggunaan kedepannya perusahaan sulit dilakukan. Tempat barang dan layanan lainnya harus sering dipesan terlebih dahulu, berdasarkan perkiraan kebutuhan masa depan.
  • Keahlian internal, terutama untuk penawaran telekomunikasi terbaru yang tersedia, mungkin kurang.
  • Ketakutan akan perubahan menghambat beberapa inisiatif yang, bila diterapkan, dapat mengurangi biaya.
  • Peraturan telekomunikasi, meski lebih sederhana dari dulu, masih kompleks (pasti untuk Amerika Serikat dan semakin banyak di belahan dunia lainnya). Misalnya, beberapa Perusahaan, seperti maskapai penerbangan, dibebaskan dari Pajak Cukai Federal A.S. untuk telekomunikasi.
  • Integrasi suara, data, dan video berlanjut. Infrastruktur penagihan untuk ketiga media ini secara tradisional berbeda (bulan tetap vs. per menit, dll.). Karena beberapa biaya per menit digabungkan ke layanan berbasis paket dan flirt, kebingungan mengenai penagihan pasti akan muncul.
  • Lingkungan telekomunikasi bersifat dinamis. Teknologi, operator, penawaran, dan perubahan harga hampir konstan. Sebuah studi yang dilakukan pada tahun 2000 mungkin tidak berlaku pada tahun 2002.

Penunjuk untuk Permintaan Pelanggan

Banyak aplikasi perangkat lunak saat ini memerlukan peningkatan bandwidth (misalnya, pembelajaran jarak jauh, telemedicine, video interaktif, videoconference). Mempercepat penggunaan intranet dan persyaratan mobilitas mendorong kebutuhan bandwidth. Beberapa pertanyaan khas yang diajukan oleh manajemen meliputi:

  • Bagaimana anggaran telekomunikasi dikembangkan, dan apakah optimal?
  • Sirkuit suara dan data apa yang ada, bagaimana penggunaannya, dan berapa biayanya?
  • Bagaimana biaya rangkaian berulang bisa dikurangi? Proses dan alat apa yang akan mempertahankan pengurangan sambil mempertahankan tingkat layanan yang memadai? Secara khusus, bagaimana cara terbaik berikut ini?

  - Sirkuit ditagih namun tidak digunakan

  - Sirkuit dengan putuskan dipesan namun masih ditagih

  - Sirkuit kurang dimanfaatkan dan ditagih - Sirkuit konsolidasi / restrukturisasi

  - Perubahan arsitektural

  • Bagaimana praktik yang baik ("terbaik") sebaiknya diterapkan?
  • Bagaimana jaringan bisa terstruktur agar sesuai dengan kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan?

Tampilan diatas meringkas masalah telekomunikasi oleh eksekutif tingkat C. Pertanyaan khusus dari orang-orang ini mungkin termasuk :

  • Manajemen biaya telekomunikasi ;

 - Apakah $ 10 juta digunakan untuk teknologi yang seharusnya hanya berharga $ 6 juta?

 - Apakah kontrak vendor kompetitif ?

 -  Apakah faktur suplayer benar?

 - Apakah ada overspending pada layanan suara dan data?

  • Pusat Layanan ;

 - Apakah call center memberi perusahaan keunggulan kompetitif?

 - Seberapa bagus kualitas layanan di call center?

 -  Seberapa baik teknologi baru diintegrasikan ke dalam "pusat kontak" (misalkan Migrasi ke e-mail dan interaksi Web) ?

  • Penyedia Layanan ;

 - Sirkuit / layanan apa yang ada, bagaimana kabar mereka, dan berapa harganya?

 - Apakah ini kesepakatan terbaik untuk bisnis ini?

 - Apa sebaiknya tinggal dengan penyedia layanan saat ini atau untuk berbelanja?

  • Operasional:

 - Berapakah risiko kegagalan operasional?

 - Apakah perubahan dalam lingkungan bisnis mempengaruhi operasi?

 - Apakah orang yang tepat, proses, dan teknologi ada?

 - Apakah outsourcing pertimbangan?

  • Teknologi yang sedang berkembang;

- Adakah teknologi baru yang meningkatkan tingkat layanan atau mengurangi biaya?

- Apakah teknologi terukur, dan cukup fleksibel untuk menyesuaikan diri dengan perubahan dalam bisnis?

- Apakah teknologi baru itu penting?

  • Konvergensi jaringan;

- Apakah desain jaringan dioptimalkan untuk mengubah kebutuhan bisnis?

- Kapan kapasitas bisa dijangkau di jaringan? Akankah kemacetan muncul tiba-tiba, menghambat kegiatan bisnis?

- Apakah jaringan konvergensi menjadi pertimbangan?

  • Penyesuaian Jaringan;

- Dapatkah jaringan disesuaikan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna / pelanggan?

- Perangkat keras / perangkat lunak apa yang tersedia untuk membantu?

- Apakah rencana bisnis akan memaksa perubahan arah?

- Haruskah alat berikut dipertimbangkan?

 - Alur Kerja pengolahan untuk proses penyediaan

 - Verifikasi otomatis atas inventaris dan harga layanan jaringan

 - Proses end-to-end lengkap yang memastikan pencocokan dan rekonsiliasi aliran pendapatan dan biaya

 - Perusahaan berfokus pada analisis nilai tambah daripada menjaga skor

 - Tagihan elektronik dikirimkan dari pemasok untuk layanan jaringan

 - Repositori sentral untuk semua sengketa dan pembayaran layanan jaringan

 - Pengelolaan persediaan jaringan terpadu, hutang dagang, penagihan, dan perencanaan

 - Visibilitas terhadap semua biaya jaringan dalam organisasi.

Ringkasan

Biaya telekomunikasi dapat dikurangi di hampir setiap organisasi. Meskipun perubahan dalam teknologi, pasar, pembawa masalah, permintaan, dan persyaratan karyawan nampak meningkat secara terus menerus, ada beberapa rangkaian solusi standar yang dapat membantu. Dengan memahami alat - baik itu teknis, prosedural, negosiasi, atau hanya "melemparkannya ke pagar" melalui outsourcing - organisasi dapat membuat keputusan terbaik dan terinformasi.

Sumber :

CRC Press, LLC

Leave a comment.

Your email address will not be published. Required fields are marked*

%d bloggers like this: